כשפתחתי את מרכז המידע, לפני 6 שנים, נאמר לי: "עליך לערוך ישיבת צוות בכל חודש. זהו ניהול נכון ומקובל".

העצה הזו מעולם לא יושמה.

לכל היותר זימנתי את המתנדבים פעם - פעמיים בשנה לישיבת צוות ו- 2-3 פעמים  בשנה ישיבות צוות אזוריות

בשיתוף עם ש.י.ל רחובות ונס-ציונה.

מהר מאד הבנתי שלאסוף את המתנדבים לישיבות זו משימה מאד לא פשוטה מהרבה טעמים. בין התשובות הנפוצות:

לצעירים (רובם עורכי-דין):

- יש עבודה ואי אפשר לסגור את המשרד מוקדם.

- יש ילדים קטנים וצריך להגיע הביתה בשעה סבירה.

למבוגרים / פנסיונרים: 

- זה היום הקבוע אצל הנכדים.

- היום יש לי חוג (ברידג', ציור, התעמלות, בקתדרה).

- בתאריך הזה אהיה בטיול, בנופש.

- בתאריך המיועד לא אהיה בארץ.

- באותו ערב יש ארוע אחר.

- יש לי כרטיסים להצגה בדיוק באותו תאריך.

- עוברים דירה

- ובאופן טבעי: ביטולים של הרגע האחרון: מחלת מתנדב או נכד או בעל או בן/בת.

בקיצור, יש מליון ואחד הסברים וסיבות (ממש לא תירוצים) ואי אפשר לחייב. להזכירכם, במתנדבים עסקינן.

גם אני לא פטורה מאשמה: נמאס, משעמם, צריך להזמין זמן רב מראש אולם, צריך להכין כיבוד, לדאוג לתכנים, להוציא הזמנה

למתנדבים, לחזור ולהזכיר להם (שלא יהיו בושות ושיגיעו די אנשים), לפנות אינטרנטית, לפנות טלפונית, לגשת אישית....

הכי מסובך: ליצור עניין! לגוון, לשנות, להצדיק את הטירחה של כל הנוגעים בדבר.

עד כאן הרעיון, ואשר לטכניקה:

 ניסיתי בעבר "מחברת הודעות", ביקשתי שיעיינו בה כשהם מגיעים למשמרת. גם זה לא עבד, סתם כי שכחו....

במהלך השנים פיתחתי שיטת עדכונים אינטרנטית. כל מתנדב שמתקבל למרכז, אחד התנאים הראשונים בו עליו לעמוד הוא שיש לו

תיבת דוא"ל ושהוא פותח אותה בתדירות סבירה. מי שלא היה מצוי בטכניקה ומאד רצה להשאר, הבטיח שהעניין יטופל, ביקש עזרה

בבית, עמד בהבטחתו ובא לציון גואל ואני למחמאות: שבזכותי הם למדו משהו חדש..

מאז, אני כותבת אל כולם בזמני החופשי וכל אחד מהם קורא את ההודעה בזמנו החופשי, ואם יש הודעה חשובה  אני עושה להם

"בוחן פתע"... כשהם מגיעים למשמרת.

ההודעות מאד מגוונות: מידע על מתנדבים חדשים ועל שירותי חדשים שאנחנו פותחים, הודעות לגבי פתיחה / סגירה בחגים, הזמנה

למופעים בעיר במחיר מוזל, הצעות חינמיות וכן הלאה.

המתנדבים כל כך התרגלו לשיטה ומצאו אותה נוחה שנראה לכולנו שזה מספיק. לא צריך לטרוח ולהיפגש. אין צורך בישיבת צוות.

אבל, בכל זאת, אין טוב ממראה עיניים והאינטרנט איננו תחליף לדבר האמיתי.

בלי עיין הרע הצוות שלנו מונה היום 65 מתנדבים (כולל 4 סטודנטים למשפטים, כל אחד מהם מגיע פעם בשבוע ל2-3 שעות ואת מי הוא

רואה ומכיר באופן אישי? את החברים לצוות, את הצוות שמסיים ואת הצוות שיגיע להחליף בסוף המשמרת. משמע, העסק לוקה בחסר.

רובם מכירים אלה את אלה בשם, יודעים לשייך במקרה הטוב ליום בשבוע ובמקרה המצויין לתחום ההתנדבות.

מה עושים? יכולתי לצלמם בוידאו ולשלוח במייל להיכרות, הגיוני? ככה ככה. בכל זאת מאד מסורבל.

אז חוזרים אל "ישיבת הצוות" המסורתית, עם כוס התה והביסקויט...?

זה משאיר אותי בצורך להיות יצירתית.

חשבתי, וחשבתי, וחשבתי והבנתי שרק שלושה תנאים יביאו את החבר'ה לישיבות:

א. התדירות צריכה להיות מינימליסטית.

ב. הלחץ שלי צריך להיות מאסיבי על גבול טורדני

ג. צריך ליצור עניין! למצוא נושא שיגרה את האנשים להגיע.

כדי שסעיף ג' יצליח גייסתי לעזרתי את....המתנדבים המומחים. מתנדבים שמרצים בפני חבריהם על נושא עדכני ומעניין מתחום התמחותם,

בוחרים נושאים הנוגעים לרוב המשתתפים, יוצרים דיאלוג ןעניין והעיקר...עוזרים לי למלא את התחייבותי לתפקיד הניהולי שלי בדרך הכי נכונה

ומתאימה שיכולתי להמציא...

הריטואל: חצי שעה של עדכונים (אני) ואחריהם תוכן מעניין.

השיטה הזו עובדת מזה זמן רב. השבוע היא פותחה למפגש מיוחד במינו בסיועה של מתנדבת העוסקת, בין יתר עיסוקיה, באימון-אישי.

לאחר שסיימתי את החלק המשעמם שלי, אנה קרוטורו קיבלה את המושכות להמשך הערב:

תחילה, תוך כדי שימוש בקלפי הנחייה, יצרה אנה גיבוש חברתי. איש איש קמו המתנדבים ובחרו מתוך ערימת הקלפים קלף שהתאים

לעיסוקיהם / הלך רוחם / תחומי ההתנדבות השונים שלהם וכו'.

איש איש הציג עצמו ונעזר בקשר אסוציאטיבי בין הקלף לבין אישיותו.

קיבלתי רשות להשתתף במשחק. בקלף שאני בחרתי היתה רשומה המילה "שיפוטיות". זו היתה הזדמנות בשבילילהזכיר למתנדבים שאסור

לנו להיות שיפוטיים כלפי אנשים המגיעים אלינו לקבלת מידע או עזרה.

המתנדבים שיתפו פעולה באופן יוצא מהכלל, מעל ומעבר לציפיות ולחששות שלי.

הגיבוש היה מושלם.

תוכלו לראות בתמונות את שיתוף הפעולה, בחירת הקלפים, הריכוז, ההקשבה וההיכרות כשהגיע תורו של כל אחד להציג עצמו.

לאחר הגיבוש אנה נתנה לנו הרצאה קצרה על אימון-אישי מהו ואף הציגה את השירות החדש שהיא פתחה במרכז המידע (בהתנדבות כמובן!):

מפגשים ל: הכנה לראיון עבודה, לקראת פרזנטציה עסקית ו...איך להתמודד ולהתכונן לקראת מתן עדות בבית המשפט.

תודה ל-40 המתנדבים שהגיעו!!! תודה לאנה קרויטורו שהיתה לי לעזר וזכתה למשובים נפלאים.