אמא של מתבגרים

שבוע שעבר היה לי שבוע עמוס בעבודה. זה היה גם כרוך בנסיעות מחוץ לעיר ואני מרגישה שעם הזמן הנסיעות האלה מעייפות אותי יותר ויותר. אפילו אם אני לא נוהגת, אני חוזרת הרוגה.

ביום א' הייתי באוניברסיטת חיפה ליום עיון שארגנה מאלי, (משתמשי אקס ליבריס ישראל) בנושא השאלה בין ספרייתית. יש לאוניברסיטת חיפה ספרייה נהדרת. ניכרת החשיבות שהם מייחסים שם לספרייה בתוך מוסד אקדמי. הלוואי על כולנו ככה.

על התפוצצות המידע בוודאי שמעתם. התוצאה היא שספרייה אקדמית לא יכולה לרכוש את כל הספרים וכתבי העת הדרושים לעבודה המחקרית של קוראיה. הפתרון נמצא בשיתוף פעולה בין הספריות, בעזרת השאלה בין ספרייתית, כדי למלא את החסר.

במשך השנים פיתחו שיטות שונות כדי לשכלל את המנגנון על מנת להקל על עבודת הספרנים ולהבטיח שהחומר יגיע כמה שיותר מהר לידי הקורא.

היום יש אמצעים אלקטרוניים שמקלים על שליחת מאמרים, אבל בתהליך עצמו לא חל שינוי גדול.

דבר ראשון הספרן צריך לאתר באיזו ספריות בארץ ניתן למצוא את הספרים או המאמרים שהקורא ביקש. למטרה זו אפשר להשתמש בקטלוג מאוחד. זה קטלוג שמאחד את כל הקטלוגים של רוב הספריות האקדמיות בארץ. החיפוש בו חינם.

באופן טבעי ספריות גדולות הן ספקי חומר וספריות קטנות צורכי שירותי השאלה בין ספרייתית. לעתים רחוקות ספריות גדולות נעזרות בספריות קטנות בארץ. זה יוצר מצב של חוסר איזון. לכן משתדלים, עד כמה שאפשר, לא לשלוח יותר מדי בקשות לאותה ספרייה, אלא לגוון.

יש עוד שיקולים בבחירת הספרייה שאליה פונים. מהירות תגובה, המחיר שגובים ומהירות המשלוח.

אפשר לפנות במייל או בטלפון ואז הכדור עובר לספרייה המספקת את החומר. גם שם צריך לבדוק אם החומר אכן נמצא על המדף, אם הוא לא מבוקש ולא ניתן להשאלה באותו רגע, יש כל מיני שיקולים. כמובן שאם מדובר במאמר צריך לסרוק אותו ולשלוח אותו במייל.

אם הספרייה לא יכולה לספק את החומר המבוקש, כל הסיפור מתחיל מההתחלה ופונים לספרייה אחרת.

אחרי שהחומר מגיע, או פיזית או דרך מייל, הספרן צריך להודיע לקורא. יש לבצע השאלה מקומית עבור ספרים, אחרת אין לדעת אצל מי הם נמצאים. יש תזכורות כדי לבקש את החזרת הספרים בזמן. לפעמים מקבלים תזכורת שהספר מבוקש בספרייה שסיפקה אותו וצריך לבקש מהקורא שיחזיר את הספר כמה שיותר מהר.

בסוף התהליך הקורא מחזיר את הספר לספרייה דרך מחלקת ההשאלה וספרן ההשאלה הבין ספרייתית צריך לדאוג לשלוח את הספר בחזרה לספרייה שסיפקה אותו.

יש גם לטפל בתשלומים של הקורא לספרייה ושל הספרייה לספרייה שהשאילה את הספר.

כפי שהבנתם, התהליך מסורבל וכל הזמן מחפשים דרכים אוטומטיות לשכלל את שלבי הטיפול.

בגרסה החדשה של התוכנה לניהול ספרייה "אלף 500" יש מודול חדש של השאלה בין ספרייתית המנסה ליעל את התהליך.

ביום העיון בחיפה נציגי אקס ליבריס העבירו לנו הדרכה על הקונספט הכללי של המודול החדש. השכלול העיקרי שראיתי הוא ניסיון להעביר את כל שלבי הטיפול לתוך התוכנה בלי צורך להשתמש בכלים אחרים כמו דואר אלקטרוני. אין צורך לכתוב ולשלוח מכתבים, התוכנה תעשה את זה באופן אוטומטי. אין צורך לחפש בקטלוג המאוחד בנפרד, תהיה אפשרות לחפש מתוך הקטלוג שלנו גם בתוך קטלוגים אחרים כדי לאתר את החומר.

אין ספק שזה צעד לכיוון הנכון. יש עוד הרבה מה ליעל, בעיקר בכל מה שקשור לנהלים בין הספריות השונות. אני סקרנית לראות איך זה יעבוד בשטח.